Qu´est-ce que l´EDI ?

L´Échange de Données Informatisées, ou EDI, n´est pas une nouvelle technologie. Elle existe en effet depuis la fin des années 60. Bien que l´EDI ait largement profité des progrès technologiques, par exemple l´introduction de l´Internet, l´EDI n´est pas tributaire de la technologie. On privilégie certaines méthodes de mise en oeuvre de l´EDI dans une entreprise, mais un grand choix de méthodes existe. Le choix de la méthode devrait être motivé par les besoins commerciaux d´une entreprise, pas par une mise en œuvre ou technologie spécifique.

Dans sa forme la plus simple, l´EDI est l´échange d´ordinateur à ordinateur de documents commerciaux standard au format électronique entre deux entreprises. L´EDI de base comprend deux éléments principaux. Tout d´abord, les documents électroniques remplacent les documents papier. Deuxièmement, l´échange de documents a lieu dans un format standardisé. Avec ces deux concepts de base, toute entreprise peut entrer dans le monde de l´EDI et profiter de la rapidité et des économies du commerce électronique.

Définition de l´EDI 

Dans le monde des affaires actuel où tout va très vite, votre entreprise s´engage peut-être déjà dans cette direction et vos clients ou fournisseurs vous demandent peut-être déjà d´échanger les informations de manière électronique. Pour le nouveau venu à l´EDI, ce domaine peut sembler très déroutant.

Échange de documents classique

Alors, qu´est-ce qu´un document ? Un document est toute forme de communication, en général sur papier, échangée entre deux entreprises. Voici quelques exemples :

• Commandes
• Factures
• Avis d´expédition
• Notes d´import/export
• Lettres de transport « carrier to carrier »
• Transfert de fonds
• Spécifications de conception
• Demandes d´indemnisation de l´assurance maladie

En gros, l´EDI est un concept de traitement de données indépendant des protocoles de communication ou moyens de transmission. L´EDI est la conséquence logique de l´informatisation standard des entreprises au cours des dernières dizaines d´années. Grâce à l´EDI, le type de communication électronique entre les départements d´une entreprise peut à présent facilement s´étendre vers d´autres entreprises ou partenaires commerciaux.

L´EDI remplace les documents papier ou électroniques human-readable par des documents électroniques codés machine-readable.  Grâce à l´EDI, l´ordinateur d´envoi crée le message et l´ordinateur de réception interprète le message sans aucune participation humaine.

Avant de découvrir ce que constitue un système EDI et la manière de le mettre en œuvre, il est important d´examiner un exemple qui montre quelques différences essentielles entre les échanges de documents papier classiques et l´EDI.  L´un des premiers domaines où de nombreuses entreprises mettent en œuvre l´EDI est l´échange de commandes. Dans le cadre de la méthode classique de traitement d´une commande, un acheteur ou un responsable d´achat crée une commande en suivant une procédure relativement standard qui comprend les étapes suivantes :

• Un acheteur vérifie les données depuis un système de planification ou d´inventaire
• L´acheteur saisit les données dans un écran du système d´achat pour créer une commande
• L´acheteur attend que la commande soit imprimée, en général sur un formulaire spécial
• Lorsque la commande est imprimée, l´acheteur l´envoie au fournisseur par la poste
• Le fournisseur reçoit la commande et la saisit dans son système de saisie des commandes
• L´acheteur appelle régulièrement le fournisseur pour savoir si la commande a été reçue et traitée

Lorsque vous totalisez les temps de traitement internes requis par l´expéditeur et le destinataire, et ajoutez à cela deux jours pour l´envoi par la poste, ce processus prend normalement entre trois et cinq jours. Cela suppose que l´expéditeur et le destinataire ont traité la commande rapidement et que tout au long du processus il n´y avait aucune erreur de transcription des données depuis le formulaire jusqu´au système.

Définition de l´EDI – Pourquoi l´EDI ?  

Examinons maintenant le même échange de document lorsqu´une entreprise saisit ses commandes de manière électronique en utilisant l´EDI :

• L´acheteur vérifie les données et crée la commande mais il ne l´imprime pas
• Le logiciel EDI crée une version électronique de la commande et la transmet automatiquement et en quelques minutes au destinataire
• Le système de saisie des commandes du fournisseur reçoit la commande et met le système à jour dès réception de la commande

Ce qui prenait jusqu´à cinq jours sur papier et par la poste vient juste de prendre moins d´une heure. En éliminant le traitement papier de la plupart des étapes du processus, l´EDI peut transformer un processus papier classique de la manière suivante :

Les principaux avantages d´une mise en œuvre de l´EDI dans votre entreprise sont examinés plus en détail dans la rubrique « Avantages de l´EDI » de ce microsite. On peut néanmoins résumer que l´EDI améliore la rapidité et l´exactitude des échanges, réduit les coûts et offre une plus grande souplesse pour vos communications quotidiennes avec vos partenaires commerciaux ou vos clients. Pour découvrir comment mettre en œuvre un système EDI, veuillez choisir « Mise en œuvre de l´EDI » à partir du menu ci-dessus.