De nombreuses entreprises ayant déployé l´EDI avec succès recrutent un coordinateur EDI pour gérer au quotidien tous les aspects de leur projet EDI. Qu´une entreprise recrute une personne avec une expérience EDI ou qu´elle développe cette expérience en interne dépend de l´ampleur de son projet EDI et de la culture de l´entreprise. Lorsque de larges organisations envisagent l´intégration de larges projets EDI, une équipe dédiée à l´EDI s´impose. Outre le coordinateur EDI, ces organisations peuvent avoir besoin de deux ou trois personnes spécialisées en systèmes de gestion d´information (MIS) et responsables de l´EDI à temps complet. Le personnel MIS devrait travailler séparément pour traiter deux éléments distincts mais apparentés. Le personnel doit d´une part s´occuper de l´analyse coûts-bénéfices et gérer la mise en œuvre du système au sein de l´organisation, y compris la formation. Le personnel MIS doit d´autre part évaluer les options logicielles et réseau et gérer l´intégration dans les systèmes internes. Le personnel employé dans d´autres services fonctionnels de l´entreprise devrait également participer à la mise en œuvre de l´EDI. L´une des premières tâches du coordinateur EDI serait de déterminer le nombre de personnes requises pour exécuter le projet de manière efficace.

Les organisations performantes ont veillé à ce que l´EDI évolue de manière à répondre aux besoins de l´entreprise en formant un comité de pilotage EDI. Le comité de pilotage, dirigé par le coordinateur EDI, est en général composé de chefs de service tels que le service d´achat et de vente, le directeur MIS et des membres exerçant des postes consultatifs tels que le service juridique. L´une des premières tâches du comité est de se mettre d´accord sur le domaine de l´organisation qui devrait en première ligne faire l´objet de la première application EDI.

Obtenir  le soutien de l´organisation

L´une des étapes initiales et les plus importantes de la mise en œuvre d´une solution EDI consiste à obtenir le soutien et l´engagement de la direction de l´entreprise. Le budget nécessaire à la mise en œuvre d´une solution EDI peut être très élevé et il est important pour des entreprises de toutes tailles d´avoir le soutien absolu de l´entreprise avant de démarrer la mise en œuvre. Outre les accords d´engagements financiers, le comité de pilotage devra obtenir le soutien de tous les chefs de service de l´entreprise puisque la solution EDI aura un impact sur l´ensemble de l´entreprise.

S´il y a lieu de faire valoir un argument en faveur du projet d´EDI, alors il incombe à son coordinateur de le promouvoir. Tout d´abord auprès de la direction, puis auprès des responsables fonctionnels et enfin auprès de tous les employés concernés. L´EDI est capable de changer radicalement les pratiques métier et peu de gens acceptent facilement les changements. L´EDI requiert le soutien de l´ensemble de l´organisation pour offrir le maximum d´avantages. Le soutien de la direction est essentiel pour éliminer les barrières départementales qu´une initiative EDI globale est susceptible de rencontrer. L´analyse coûts-bénéfices doit être solide pour obtenir ce soutien. La direction doit comprendre comment l´EDI sera rentabilisé et soutenir les stratégies clés de l´entreprise.

Le soutien des responsables fonctionnels est également très important car leurs services seront directement affectés par le système EDI. L´intégration de responsables fonctionnels au sein du comité EDI aide énormément à obtenir leur soutien. Ils ont alors un intérêt à obtenir un résultat positif. De même que pour la direction de l´entreprise, la manière dont l´analyse coûts-bénéfices examine les opérations de chaque département et les domaines administratifs tels que les services de comptabilité, d´audit et juridique est cruciale.

Et enfin, les employés eux-mêmes doivent comprendre l´EDI étant donné qu´il va probablement affecter leurs postes. De nombreux employés se méfient de l´EDI car ils craignent qu´il supprime leurs postes. Il peut néanmoins leur permettre de résoudre des problèmes. À bien des égards, les premières étapes d´un projet EDI consistent plus à mettre en place les équipes et le soutien qu´à concevoir et déployer la technologie.

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