Étape 3 - Développer une solution EDI qui réponde aux besoins de l´entreprise
Lorsqu´une solution EDI a été sélectionnée et approuvée par le comité de pilotage EDI, le projet EDI entre alors dans la phase de développement. La compatibilité d´un système avec l´EDI peut être vue dans cinq composants.
Le premier composant est un support de télécommunication, en général un réseau à valeur ajoutée (RVA) ou plus récemment l´Internet. Les deuxième, troisième et quatrième composants peuvent être achetés ensemble ou séparément.
Le deuxième composant est un logiciel de télécommunication qui n´est pas spécifique à l´EDI. Sur un PC, par exemple, ce logiciel a la même fonction que l´accès réseau à distance de MS Windows.
Le troisième composant est en général un progiciel concédé sous licence par un éditeur de logiciels EDI ou un fournisseur de RVA – le traducteur EDI. Dans le cas d´un bon de matière pour des pièces détachées automobiles, la fonction de ce composant du système EDI est de convertir les données EDI du format X12 vers un format plus facilement utilisable par les systèmes internes. Outre cette fonction principale, un progiciel de traduction EDI peut inclure plusieurs sous-systèmes, notamment la gestion de l´enveloppe EDI, une gestion et un journal d´audit des documents, une vérification de la conformité et la création d´un accusé de réception. L´accusé de réception est similaire à l´avis de réception de la poste et confirme la livraison.
Le quatrième composant, l´interface, assure l´étape finale de la traduction ou du reformatage des données. Dans le cas d´un bon de matière, il prend les données au format produit par le traducteur EDI et les reformate pour produire le format requis par le système interne – à savoir le logiciel d´application – qui constitue le cinquième composant du système EDI.
Sélection du réseau et logiciel EDI
Dans sa forme la plus simple, il existe deux types principaux de méthodes de communication en réseau EDI : celles qui prennent appui sur les communications point-à-point et celles qui utilisent les réseaux à valeur ajoutée.
- Communications point-à-point – Wal-mart est un exemple typique d´un utilisateur prenant appui sur les communications point-à-point. Les fournisseurs se connectent au réseau de Wal-mart par l´intermédiaire d´un modem bisynchrone. Les lignes de communication point-à-point peuvent être établies entre les partenaires commerciaux utilisant des protocoles de communication standard. Cette connexion peut être une ligne louée ou une ligne commutée. Une ligne louée est achetée sur une base mensuelle et est toujours disponible pour la transmission. Une ligne commutée est établie comme un appel téléphonique normal. Lorsque l´expéditeur doit transmettre quelque chose, l´appel est établi et les données sont transmises. Lorsqu´une ligne commutée est utilisée, les expéditeurs regroupent en général leurs transactions et établissent la connexion de temps à autre afin d´envoyer l´ensemble des transactions. Cette méthode est moins chère lorsque le volume de données est limité et sporadique.
- Réseaux à valeur ajoutée (RVA) – Cette méthode est la plus utilisée. Les lignes point-à-point présentent souvent un problème d´horaire aux partenaires commerciaux. Il n´est souvent pas pratique pour le destinataire de recevoir les transactions lorsque l´expéditeur choisit de les transmettre. La solution à ce problème est un RVA qui offre un service de boîte aux lettres « store and forward » (stockage et retransmission). L´expéditeur se connecte au RVA et envoie ses transactions EDI à la boîte aux lettres du destinataire où elles sont stockées. L´expéditeur se déconnecte alors du service. Le destinataire peut se connecter au réseau au moment qui lui convient et recevoir ces transactions de sa boîte aux lettres. Avec cette méthode, l´expéditeur et le destinataire doivent utiliser les mêmes transactions EDI standard.
Pendant la phase de développement, le système choisi est décomposé en plusieurs tâches qui sont examinées plus en détail. L´équipe EDI doit sélectionner le logiciel EDI et éventuellement les fournisseurs de réseau ce qui n´est pas tâche facile. Le succès du système EDI dépendra de la qualité du logiciel et du réseau et du support fourni par les fournisseurs. Les fournisseurs peuvent apporter beaucoup de conseils techniques utiles lors de la mise en œuvre d´un système EDI. C´est pourquoi il est très important de choisir le bon.
Le choix d´un service de réseau EDI (RVA) est peut-être davantage lié aux opérations de traitement de données de l´entreprise qu´à la modernité de la technologie du fournisseur. Un réseau à valeur ajouté est une liaison externe dans le système de communication EDI qui fournit le service de logiciel de traduction et le service de stockage temporaire des transactions – une boîte aux lettres – aux partenaires commerciaux. Au lieu d´envoyer les données directement aux partenaires commerciaux, les entreprises préfèrent en général les envoyer au réseau qui achemine les données vers la boîte aux lettres électronique appropriée du partenaire commercial. Les boîtes aux lettres conservent les documents EDI jusqu´à ce que le partenaire destinataire les réclament et envoient souvent un message au destinataire les avertissant de documents entrants. Les partenaires commerciaux se connectent alors au réseau et récupèrent les transactions. Ainsi, les entreprises n´ont pas besoin de maintenir des connexions avec tous les partenaires commerciaux et de planifier les transmissions séparément.
Un facteur important à prendre en compte est la portée : le nombre de partenaires commerciaux d´une organisation connectés au réseau. Le réseau est peut-être la partie la moins chère parmi les coûts de conversion EDI. Il est impossible de recommander de manière générale un fournisseur plus qu´un autre. En fin de compte, la décision dépend vraiment du fournisseur qui convient le mieux aux besoins commerciaux spécifiques de l´entreprise. Les entreprises devraient prendre en compte plusieurs critères lors de l´évaluation des fournisseurs. Avant d´examiner ces services avec un fournisseur, une entreprise doit présenter ses partenaires commerciaux et leurs réseaux EDI. Si l´ensemble ou la plupart de ses partenaires commerciaux utilisent un réseau spécifique, le choix peut être très simple mais pas nécessairement définitif.
Déterminez tout d´abord l´étendue des tâches du RVA. Déterminez ensuite l´étendue des tâches qu´un RVA est prêt à assumer. La plupart des réseaux promettent des services clé en main, mais chaque fournisseur vous donne la clé à différents points dans le processus de mise en œuvre. Les acheteurs de plus grande envergure qui cherchent à mettre de plus petits fournisseurs en ligne auront besoin d´un RVA prêt à contacter, sensibiliser, soutenir et former les fournisseurs ainsi qu´à mener des tests lorsque leurs systèmes sont en place. Si ce niveau de service est requis, il est bon de s´assurer de la disponibilité et des coûts de ce service.
Une organisation pourrait étendre sa base de clients en choisissant un RVA établi dans son propre secteur d´activité et utiliser l´EDI pour établir de nouvelles relations commerciales au sein de ce secteur d´activité spécifique. Les associations commerciales sont d´excellentes sources d´information sur l´activité EDI au sein d´une industrie verticale spécifique. Elles assurent la maintenance de standards lorsqu´ils s´appliquent à un secteur spécifique. Dans l´accomplissement de cette mission, elles sont là pour conseiller les utilisateurs en cas de problèmes et de préoccupations et elles peuvent être très utiles pour les nouveaux utilisateurs.
Deuxièmement, un autre important critère est la structure de prix d´un fournisseur. Certains fournisseurs facturent par exemple des frais séparés (outre les frais par kilo caractères transmis) pour chaque document envoyé. Dans le secteur du transport, les transactions ont une valeur temps beaucoup plus élevée et ont tendance à être plus fréquentes. Les frais de document peuvent ainsi être très élevés. Dans d´autres secteurs d´activité, la valeur temps des transactions peut être moins élevée et les transactions moins fréquentes ce qui réduit les frais de document.
Les structures de prix varient d´un fournisseur à l´autre. Les utilisateurs doivent bien comprendre les caractéristiques de leurs transactions telles que la fréquence, le volume, la taille des documents, l´heure de la transmission, etc., étant donné qu´elles affectent la structure de prix. Lorsque les caractéristiques ont été établies, l´étape suivante consiste à obtenir le prix d´un exemple étendu pour chaque fournisseur envisagé. Les utilisateurs doivent également être informés de tous frais cachés tels que les longueurs d´enregistrement minimum. Certains fournisseurs spécifient une longueur d´enregistrement de 128 ou 512 caractères. Par exemple, un utilisateur qui envoie 10 documents de 10 caractères subirait des frais pour 1280 ou 5120 caractères. Multiplions ce chiffre par un volume mensuel élevé et la différence devient substantielle.
Troisièmement, il faudrait tenir compte de la vaste panoplie de services ajoutés du fournisseur, à savoir les services de conseil et de liaison avec les partenaires commerciaux. Les fournisseurs de réseau EDI offrent différents niveaux d´accompagnement pendant la phase de mise en œuvre et de support d´un projet EDI. Il s´agit d´une considération très importante, surtout pour des organisations de moyenne envergure qui n´ont peut-être pas le personnel interne à consacrer à l´initiative EDI.
Et enfin, un quatrième critère à évaluer est l´implication du fournisseur et son influence au sein des associations commerciales et groupes de standards EDI. Leur participation est un signe de leur engagement sur le long terme à fournir des services EDI.
Un critère voisin est la crédibilité du fournisseur sur le marché. De nombreuses entreprises ont fait leur apparition sur le marché au cours des dix dernières années et une consolidation au sein du secteur d´activité est inévitable. Face à la baisse des tarifs et la disparition des frais supplémentaires d´interconnexion, les services à valeur ajoutée deviendront un facteur de différenciation. Les fournisseurs soutenus par une base financière solide pour répondre aux exigences changeantes des clients survivront un tel bouleversement. En attendant, les utilisateurs doivent continuer d´exprimer leurs besoins et préoccupations et choisir le fournisseur qui semble le plus enclin à répondre à ces besoins.
Les fournisseurs de service de réseau proviennent en général de trois activités commerciales : services de récupération de données / de temps partagé (time sharing), fournisseurs de réseaux de données publics et/ou service bureaus. Chaque catégorie a des avantages et des restrictions pour les services EDI.
Les fournisseurs qui entrent sur le marché de l´EDI à partir d´une activité de temps partagé offrent en général un éventail de services à valeur ajoutée, notamment progiciels de traduction, accès à des bases de données externes, saisie d´informations commerciales dans des bases de données, rapports d´audit et synthèses d´activités historiques et services d´archivage.
Les fournisseurs axés sur des réseaux de données publics sont en général perçus comme des spécialistes de l´acheminement de données et possèdent une vaste expérience en matière de réseaux à commutation de paquets. De manière générale, les utilisateurs trouvent qu´il est facile de collaborer avec ces fournisseurs de réseau EDI même s´ils n´offrent peut-être pas une gamme de services supplémentaires aussi vaste. Bien que ces entreprises ne fournissent pas de logiciel de traduction EDI, elles fournissent de longues listes de progiciels agrées par des développeurs externes. Ces réseaux offrent par ailleurs des services de traduction en réseau moins étendus.
La plupart des fournisseurs de réseaux de données publics ont récemment fait leur apparition dans l´arène EDI. Les utilisateurs peuvent en outre s´attendre à voir d´autres nouveaux venus, jusqu´ici fournisseurs de réseaux et éditeurs de matériel, apparaître dans cette catégorie. Bien que ces entreprises soient novices en matière d´EDI, leur apparition sur le marché n´est pas insignifiante. Elles sont armées de connaissances impressionnantes en matière de réseau et possèdent de vastes ressources financières. Par ailleurs, leurs alliances avec des fournisseurs de services / logiciels EDI expérimentés peuvent compenser leur manque d´expérience en matière d´EDI. Les réseaux offrent également un point d´achat unique pour les clients EDI. Ils fourniront tout ce dont un client a besoin pour établir un système EDI : logiciel, traduction, conseils, formation, archivage, communication des transactions EDI aux clients et boîtes aux lettres électroniques. L´envoi de documents EDI par le biais d´un réseau externe (RVA) s´accompagne peut-être de coûts réels plus élevés, mais les services et le support apportent une meilleure performance sur le RVA et ils sont aujourd´hui très appréciés par les partenaires commerciaux.
Exigences légales et d´audit
L´EDI affecte la manière dont une entreprise mène ses activités commerciales et traite ses transactions. Il peut également requérir des changements au niveau des politiques organisationnelles. Lors de la conception du système, les auditeurs devraient vérifier les spécifications pour s´assurer que les contrôles d´entreprise existants sont maintenus. Le système électronique, le stockage de documents, l´archivage et la récupération des données sont très différents des systèmes papier, et il en est de même pour les types de pistes d´audits disponibles. Les auditeurs doivent être en mesure de comprendre et d´approuver les nouvelles procédures exigées par l´EDI.
Les considérations légales jouent également un rôle important. Même si les juristes conviennent que les transmissions EDI engagent les parties tout autant que les documents papier, des problèmes sont susceptibles de survenir si les questions légales ne sont pas abordées. Par exemple, les transmissions EDI n´incluent pas les conditions générales de vente habituelles que les documents papier incluent. Au lieu de cela, les entreprises signent des documents EDI stipulant que les conditions générales existantes s´appliquent aux transmissions EDI. Le conseil juridique devrait vérifier, rédiger et approuver ces accords.
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