Étape 7 - Déploiement du système EDI chez les partenaires commerciaux
Lorsqu´un système EDI est étendu vers les autres partenaires commerciaux, de nombreuses grandes organisations d´achat établissent des programmes de formation EDI pour leurs fournisseurs. Les RVA ont également pris de l´avance en aidant leurs clients à connecter leurs partenaires commerciaux. Ces programmes, appelés parfois déploiement de fournisseurs ou intégration de la communauté, sont considérés comme un processus déterminant dans la réussite du déploiement d´un système EDI vers les partenaires commerciaux d´une chaîne logistique.
Modèle de chaîne d´approvisionnement Hub and Spoke
Dans le cadre de la méthode Hub and Spoke, le grand client, le Hub, étend son programme EDI vers ses fournisseurs, les Spokes. L´ampleur du soutien et la marge de manœuvre offerts par les grandes organisations aux fournisseurs varient. Le message perçu par les fournisseurs est souvent que l´EDI est indispensable à la poursuite de la relation commerciale.
Comme pour tout changement, les fournisseurs peuvent être peu disposés à introduire l´EDI. Le Hub doit surmonter cette inertie ou résistance en décrivant les répercussions de l´EDI sur la relation commerciale et en surmontant les objections possibles. Les fournisseurs peuvent craindre l´inconnu. Les objections possibles peuvent comprendre :
- La croyance, parfois correcte, que les coûts d´installation et de configuration peuvent être substantiels
- La supposition que les frais de licence pour le logiciel EDI peuvent être du même ordre de grandeur que ceux des systèmes de traitement des commandes
- Des préoccupations en termes de budget et de trésorerie
- D´autres priorités liées au système de gestion d´information, par exemple des mises à jour réseau ou PC
- La charge de travail du système MIS et les cycles de planification
- Le manque de consultants ou d´employés potentiels avec une expérience EDI
Établir une conférence de partenaires commerciaux
Deux manières d´augmenter le nombre de partenaires commerciaux et la rapidité de mise en conformité d´un partenaire commercial est pour une organisation d´offrir des formations et un soutien en matière d´EDI. Ces deux facteurs augmentent le retour sur investissement en matière d´EDI du Hub. Les formations ont tendance à surmonter la résistance à l´EDI des partenaires commerciaux, et plus le nombre de partenaires commerciaux menant des activités commerciales par le biais de l´EDI est grand, plus les économies sont importantes. Qu´une large organisation prévoit d´offrir elle-même des formations EDI ou qu´elle collabore avec un RVA est encore une décision à prendre par le coordinateur EDI.
Si le Hub est l´organisation d´achat, elle peut animer des conférences auprès des fournisseurs pour expliquer son programme EDI aux fournisseurs. Les fournisseurs découvrent les avantages de l´EDI et leurs options d´intégration dans le système. Voici quelques conseils pour réussir une conférence auprès des fournisseurs :
- L´invitation doit émaner d´un dirigeant au sein de l´entreprise (non technique) connu par les fournisseurs
- La conférence devrait être ouverte par le dirigeant et ils devraient être en mesure de comprendre les fournisseurs et les objectifs commerciaux
- Les fournisseurs devraient être informés que les intervenants appartenant à des éditeurs de logiciels et fournisseurs de réseaux EDI seront présents à des fins de formation et non de vente
- Les besoins des fournisseurs devraient être clairs et concis, notamment ce qu´ils attendent et pour quand
Si pour une raison ou pour une autre, une entreprise n´est pas en mesure d´organiser une conférence auprès des fournisseurs, peut-être en raison de fournisseurs géographiquement dispersés dans plusieurs pays, les entreprises pourraient adopter l´une des démarches suivantes :
- Des chapitres d´introduction inclus dans des livrets consacrés auparavant à des directives concernant les formats
- Un renforcement du personnel et de la performance des groupes de support téléphonique EDI
- Des services de RVA et autres services d´intégration
- Les ECRCs (Electronic Commerce Resource Centres) soutenus par le gouvernement fédéral des États-Unis
- Des organismes de formation EDI
Tester le système EDI
À la fin des années 90, des Hubs et RVA de premier plan ont entrepris de réduire les tâches lors de mises en œuvre rapides et à grande échelle. La première réduction prend la forme d´une procédure de test. Préalablement aux tests, une procédure écrite de une ou deux pages explique au partenaire commercial ce à quoi s´attendre. Pendant les tests, elles servent de listes de contrôle aux partenaires commerciaux et au personnel de test du Hub ou du RVA. L´utilisation de telles procédures permet au personnel du Hub ou du RVA d´être formé sur des procédures spécifiques plutôt que sur des standards et concepts génériques de l´EDI. Ainsi, le nouveau personnel du Hub ou du RVA n´a peut-être pas besoin des années d´expérience de l´EDI requises auparavant. Outre les procédures, les testeurs du Hub ou du RVA prennent appui sur des outils. Certains Hubs et RVA extraient automatiquement les données génériques des commandes et appliquent l´identifiant du destinataire du partenaire commercial. D´autres définissent un indicateur dans la base de données du fournisseur qui copie les commandes de production.
Si le Hub choisit d´externaliser les tests vers un RVA ou un fournisseur de services, le Hub doit comprendre qu´il peut seulement les externaliser en partie. Le RVA ou le service bureau utilise en effet des données génériques, par exemple des codes produits ou adresses de livraison génériques. Les tests sont ainsi uniquement des tests relatifs aux systèmes EDI des partenaires commerciaux. Les tests d´exactitude et de sens commercial des données du Hub sont une tâche pour le Hub lui-même. Par exemple, ce sont les données de production qui doivent être acheminées à travers les systèmes EDI du fournisseur vers son système ERP ou de traitement des commandes pour tester les fichiers de données produit du Hub de manière exhaustive.
Mise en œuvre progressive de la première transaction
La mise en œuvre avec un grand nombre de fournisseurs peut nécessiter une démarche progressive. L´organisation décide combien de nouveaux partenaires commerciaux elle peut gérer à la fois et suit les mêmes procédures utilisées pendant le test pilote. Les échéanciers concernant les tests doubles et les opérations doubles devraient être précisés et suivis de près. La sélection des groupes de nouveaux partenaires commerciaux se fait selon les objectifs de l´EDI. Si l´objectif est de réduire les stocks, les partenaires commerciaux générant un chiffre d´affaires élevé ont la priorité. Si l´objectif est de réduire les opérations de traitement, comme pour les comptes fournisseurs, alors les partenaires commerciaux avec un grand nombre de transactions papier sont les premiers à mettre en œuvre.
Transactions supplémentaires
Lorsque la première transaction a été mise en œuvre avec une grande partie de ses partenaires commerciaux, la transaction suivante est sélectionnée et considérée comme un projet séparé. Elle a certaines caractéristiques surprenantes. Les membres techniques de l´équipe EDI de la première transaction peuvent peut-être s´atteler plus rapidement à la deuxième transaction que les membres de l´équipe impliqués dans la mise en œuvre et le déploiement. La deuxième transaction doit en général faire interface avec une application différente. Cela implique une intervention technique considérable.
La deuxième transaction doit en général faire appel à un service utilisateur différent. Cela présente tout d´abord des défis en matière d´analyse, de motivation et de formation. La question suivante a été posée par une organisation : « Quel est le moment le plus approprié pour libérer le coordinateur EDI de la première transaction ? » La deuxième transaction peut ou peut ne pas impliquer la même communauté de partenaires commerciaux. Si la communauté est la même, le projet pilote et le déploiement seront plus faciles mais pas nécessairement faciles. Certains partenaires commerciaux peuvent avoir supposé que les besoins EDI avaient été finalisés et définitivement comblés.
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